A medida que nos adentramos en la era del almacenamiento en la nube, son muchos los beneficios e inconvenientes que conlleva. Poder acceder a tus archivos y documentos en cualquier parte del mundo es una característica muy agradable, pero ¿qué ocurre si no puedes acceder a Internet? De repente, todos esos archivos convenientemente almacenados quedan fuera de tu alcance. Por eso, algunas empresas de almacenamiento en la nube han desarrollado métodos para poder acceder a una versión en caché de su nube sin conexión. Esto incluye a Google, que ha configurado su servicio en la nube para que puedas utilizar Google Docs sin conexión.

Antes de entrar en cómo hacerlo, hay algunas cosas que debes tener en cuenta. En primer lugar, debido a que se instala una extensión de Chrome para activar las funciones sin conexión, esto no se puede hacer en ningún otro navegador que no sea Chrome. En segundo lugar, todos tus documentos en Docs, Hojas, Diapositivas y Dibujos estarán disponibles sin conexión, pero los archivos subidos en tu Drive no lo estarán. En tercer lugar, debes estar conectado para configurar estas opciones, por lo que debes hacerlo antes de querer utilizar Google Docs sin conexión. Si estas restricciones son excesivas, puedes consultar la sección «Opciones alternativas» a continuación para ver otros métodos disponibles.

Acceso a Google Docs sin conexión

Para utilizar Google Docs sin conexión, debes acceder a la configuración de Google Drive en Chrome. Para ello, accede a Google Drive y haz clic en el engranaje situado en la parte superior derecha y, a continuación, en «Configuración». También puedes acceder haciendo clic en este enlace si ya has iniciado sesión en Google.

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Aparecerá una nueva ventana. En esta ventana localiza la opción Sin conexión y marca la casilla. Puedes ver por el texto de ayuda que es cuando se añade la extensión mencionada anteriormente.

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Chrome te avisará de que la extensión está solicitando ser instalada. Haz clic en el botón «Añadir extensión» para completar el proceso.

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Sincronización de archivos específicos

Ahora, cuando te desconectes e intentes abrir Google Docs, se cargará una versión especial sin conexión. Esta versión utilizará los archivos que se han sincronizado para su uso sin conexión. Si bien es probable que la mayoría de tus archivos se hayan sincronizado, es posible que algunos se hayan «escapado de la red». Esto significa que algunos archivos seguirán sin estar disponibles, aunque hayas activado el acceso sin conexión.

Si hay un archivo específico que quieres asegurar que esté disponible sin conexión, hay una manera de forzar su sincronización. Este mismo método funciona para Docs, Hojas, Diapositivas y Dibujos, así que no te preocupes por el tipo de archivo que quieras sincronizar.

1. Busca el archivo al que quieres acceder sin conexión. Haz clic en los tres puntos que hay cerca de su nombre y, a continuación, activa el interruptor «Disponible en línea». El interruptor se deslizará hacia la derecha y se volverá azul para mostrar que está activado.

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2. Tras un breve periodo de tiempo, aparecerá un pequeño icono de una marca sobre una línea en su archivo. Esto significa que ahora está garantizado que esté disponible cuando estés desconectado. Para asegurarte de que puedes acceder a él sin conexión, desconéctate de Internet, utiliza Google Docs sin conexión e intenta abrir el archivo. Si puedes hacerlo, el archivo está sincronizado.

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Opciones alternativas

Si no utilizas Chrome, quieres utilizar los archivos de Google Drive sin conexión o no te gusta la idea de instalar una extensión sólo para acceder sin conexión, no te preocupes. Todavía hay formas de acceder a tus archivos sin conexión.

La opción de Google Drive para PC

Esta opción requiere la instalación de Google Drive para PC. Si alguna vez has utilizado software como Dropbox para escritorio, esto es muy similar. Configurará una carpeta especial de Google Drive en tu PC, y luego sincronizará los archivos de Google Drive en ella. Esto significa que cuando editas un archivo en esa carpeta, se sincroniza automáticamente con Google Drive y viceversa. Debido a que los archivos se guardan como copias impresas en tu disco duro, también significa que tienes acceso a tus archivos si te desconectas. Sólo tienes que abrir la carpeta de Google Drives en tu disco duro y abrir el archivo que quieras utilizar.

Lamentablemente, aunque los archivos creados en Google Docs, Slides, Sheets y Drawings se sincronizarán con tu disco duro, no se abrirán correctamente mientras no estés conectado, a menos que configures la sincronización según los pasos anteriores.

Si quieres usar estos tipos de archivos, lo mejor es que los descargues como copias impresas antes de desconectarte.

La opción de descarga

Si quieres acceder a los archivos de Google Doc sin conexión, puedes descargar una copia impresa en tu ordenador. Así podrás abrirlos en tu suite ofimática favorita, como si se tratara de un archivo normal. Para ello, haz clic con el botón derecho en cualquier archivo de Google Drive y haz clic en Descargar. Esto descarga una copia física en tu disco duro en un formato de archivo compatible con Microsoft Office.

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Incluso puedes hacer CTRL-clic en varios archivos para descargarlos, y Google los agrupará automáticamente en un archivo .zip para ti.

Si necesitas un archivo en un formato que no sea de Microsoft Office, abre el archivo que quieres guardar. Haz clic en Archivo, Descargar como y, a continuación, en el formato de archivo que desees.

Mantenimiento de la unidad

Con el almacenamiento basado en la nube, cada vez más popular y práctico, a veces te encontrarás sin conexión o sin acceso a tus archivos. Con las soluciones anteriores, ahora podrás utilizar Google Docs sin conexión si se da la circunstancia.

¿Te has encontrado alguna vez con el obstáculo de no poder acceder a los archivos en la nube? ¿Utilizas la nube o los medios tradicionales, como las memorias USB, te sirven?