Si utilizas Google Docs para la mayor parte de tu trabajo, es posible que notes que utilizas el mismo diseño de documento una y otra vez. En lugar de copiar el formato y los estilos de documentos antiguos, es mucho más fácil crear una plantilla para ese tipo específico de documento. De este modo, cuando quieras producir un nuevo documento de ese tipo, puedes cargar la plantilla de Google Docs y tener el trabajo mundano ya hecho por ti.

En su día, Google Docs tenía una función que permitía crear una plantilla y enviarla a una galería de plantillas. Esto facilitaba la creación de una plantilla para utilizarla repetidamente en nuevos documentos. Sin embargo, desde entonces Google ha eliminado las plantillas personalizadas de Google Docs y las ha trasladado a su servicio GSuite, cuyo uso requiere un pago regular. Los usuarios normales pueden seguir utilizando las plantillas prefabricadas de Google, pero no pueden subir las suyas propias. Para los usuarios que no quieran pagar por hacer una plantilla, veamos cómo crear manualmente una plantilla por su cuenta.

Configurar la plantilla

Para lograr esto, vamos a hacer un documento que actúe como nuestra plantilla. Si quieres crear una plantilla desde cero, crea un documento en blanco haciendo clic en el botón «Nuevo documento» de la página principal de Google Docs.

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Si ya tienes un documento que utiliza el diseño que quieres usar, puedes utilizarlo en su lugar. Por supuesto, querrás eliminar todos los datos del mismo para poder utilizarlo en futuros documentos. Para no perder ningún trabajo, puedes hacer una copia de un documento abriéndolo y haciendo clic en «Archivo», seguido de «Hacer una copia…» Esto creará un archivo duplicado que podrás editar libremente para tu plantilla.

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Ahora vamos a crear este documento como plantilla. Para ello, configura el documento de manera que todo el formato básico esté hecho, pero no haya datos en los campos. De esta manera, cuando utilicemos la plantilla en el futuro, todo lo que tenemos que hacer es introducir los datos según sea necesario. Por ejemplo, en la siguiente captura de pantalla, estamos creando una plantilla para un documento que necesita sus datos personales. La configuramos de manera que todos los campos estén presentes pero no tengan datos, de manera que podamos rellenarlos cada vez que utilicemos la plantilla.

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Si te facilita las cosas, no dudes en dejar un texto que te recuerde qué va en cada lugar. Por ejemplo, si tienes una plantilla de carta, puedes insertar texto como«» y«» para recordarte qué debes introducir en esas partes. También puedes formatear el texto del marcador de posición para que se ajuste al estilo que te gustaría que tuvieran tus respuestas, así que sin gsuite no tienes que hacer los cambios manualmente cada vez.

Una vez que tengas la plantilla configurada como te gusta, nombra el documento con algo memorable. Ahora que está configurado, tienes una plantilla para usar en futuros documentos.

Encontrar la plantilla

Sin embargo, hay un gran problema: este documento es prácticamente idéntico a todos los demás documentos de Google Drive. Si estás haciendo muchos documentos, es probable que tu plantilla se pierda entre ellos. Puede ser frustrante tener que buscar en tu Google Docs cada vez que quieras utilizar tu plantilla. Hagamos que sea un poco más fácil encontrar nuestra plantilla cuando la necesitemos.

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Crear una carpeta

Una forma de hacerlo es crear una carpeta llamada «Plantillas» y poner tu documento en ella. Primero, navega a Google Drive. A continuación, haz clic con el botón derecho del ratón en un espacio que no esté ocupado por un archivo o carpeta y haz clic en «Nueva carpeta».

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Llama a esta carpeta «Plantillas» y haz clic en «Crear».

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Ahora mueve la plantilla a la carpeta. Esto puede hacerse haciendo clic y arrastrándola a la carpeta o haciendo clic con el botón derecho del ratón en el archivo, seleccionando «Mover a…», y luego seleccionando la carpeta de la plantilla.

Como las carpetas suelen estar por encima de los documentos, siempre tendremos un acceso claro a nuestras plantillas, independientemente del número de documentos que se creen.

Marcar la plantilla con una estrella

También puede marcar el documento para facilitar su localización más adelante. Para marcar un documento, haz clic con el botón derecho del ratón en Google Drive y haz clic en «Añadir estrella».

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Cuando haces clic en la categoría «Con estrella» a la izquierda de Google Drive, solo muestra los documentos que has marcado con estrella. Esta es una gran manera de obtener un acceso rápido y fácil a los archivos cruciales.

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Uso de la plantilla

Ahora que tienes una plantilla configurada y en una ubicación fácil de encontrar, puedes utilizarla para facilitar la creación de documentos. Para utilizarla, simplemente haz clic con el botón derecho del ratón en el archivo de Google Drive y haz clic en «Hacer una copia». Si estás en Google Docs, puedes hacer una copia de un documento de la misma manera que hicimos anteriormente en este artículo.

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Dale a la copia un nombre memorable.

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Esto creará una nueva copia de la plantilla que podrás rellenar como creas conveniente. Ahora puedes rellenar los campos que has configurado antes y mantener la plantilla original intacta para futuros documentos.

Plantillas complicadas

Con la eliminación por parte de Google de las plantillas creadas por los usuarios de la base de Google Docs, ahora los usuarios tienen que crear y utilizar manualmente sus propias plantillas. Ahora ya sabes cómo crear una, cómo hacer que sea fácil de encontrar y cómo utilizarla para facilitar la creación de documentos.

¿Son importantes las plantillas para tu flujo de trabajo? Háganoslo saber a continuación.