¿Tu bandeja de entrada de Gmail recibe una cantidad insana de correos electrónicos cada día? Si es así, la idea de tratar de encontrar un correo electrónico puede parecer una misión imposible.

Revisar los correos electrónicos página por página no sólo lleva mucho tiempo, sino que también es agotador. Por suerte, tenemos consejos que puedes probar para organizar y encontrar tus correos electrónicos en poco tiempo.

Haz que los correos electrónicos salten a la bandeja de entrada

Si hay correos electrónicos que no necesitas ver y que pueden ser archivados, entonces este consejo te será muy útil. Puedes archivar automáticamente los correos electrónicos yendo a «Configuración -> Crear un nuevo filtro». Rellena la información necesaria para que los correos electrónicos sean archivados.

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Una vez que hayas rellenado la información, haz clic en «Crear un filtro con esta búsqueda» y decide qué quieres que haga el filtro. Marca la casilla que dice «Omitir la bandeja de entrada (archivarla)». También hay una opción para marcar esos correos como leídos si no hay necesidad de mirarlos.

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Ver todos los correos electrónicos de un remitente

Recuerdas que fue Mark quien te envió ese correo electrónico, pero no tienes ni idea de cuándo lo envió. Para encontrar los correos electrónicos de un remitente concreto, busca el último correo electrónico que envió ese contacto.

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Aparecerá una nueva ventana, y cuando lo haga, haz clic en la opción Emails de la parte inferior. Accederás a una parte de tu bandeja de entrada en la que sólo verás los correos de esa persona.

Organiza tu correo electrónico por temas

Tienes esa presentación de trabajo tan importante a la vuelta de la esquina y necesitas encontrar todos los correos electrónicos relacionados con la presentación. Para verlos, haz clic en el menú desplegable de la barra de búsqueda de Google. Rellena las áreas «Asunto» y «Tiene las palabras» con las palabras clave que deben tener los correos electrónicos.

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Si quieres limitar la búsqueda sólo a los correos electrónicos que hayas marcado como favoritos o a los chats, sólo tienes que hacer clic en el menú desplegable de esta nueva ventana y elegir la opción que necesites.

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Enviar respuestas de vacaciones o fuera de la oficina

Hacer saber a todos que estás fuera de la oficina con una respuesta automática también es una tarea fácil. Ve a Configuración y desplázate hacia abajo hasta que veas la sección «Respuesta de vacaciones». Rellena el mensaje, el rango y el asunto.

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Si sólo quieres que tus contactos vean tu respuesta de vacaciones, asegúrate de marcar también esa casilla. Una vez que hayas terminado, haz clic en Guardar cambios, y tu mensaje se enviará automáticamente.

Borrar correos electrónicos en masa antes o después de una fecha determinada

Para borrar los correos electrónicos anteriores a una fecha específica, tendrás que escribir la frase before:2017/5/18 en el cuadro de búsqueda. Obviamente puedes cambiar esa fecha por la que quieras.

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Tras hacer clic en el icono de búsqueda, verás una lista de todos los correos electrónicos enviados/recibidos antes de esa fecha. Haz clic en el menú desplegable de selección y elige todos. Haz clic en el icono de la papelera y todos esos correos electrónicos desaparecerán.

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Para borrar los correos electrónicos posteriores a una fecha específica, sólo tienes que cambiar la palabra «antes» por «después» en la frase de búsqueda. Asegúrate también de introducir la fecha correcta, pero también asegúrate de ojearlos para asegurarte de que no estás borrando nada significativo.

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Cómo añadir etiquetas (carpetas) a tus correos electrónicos

Las etiquetas son una forma estupenda de organizar tus correos electrónicos. Piensa en ellas como carpetas que mantendrán todos tus correos de presentación juntos, así como todos los correos de tus fiestas de fin de semana.

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Primero, haz clic en el correo electrónico que quieres organizar y haz clic en el icono de la etiqueta en la parte superior. También puedes elegir varios correos electrónicos y darles la misma etiqueta. Si no ves la etiqueta que necesitas, haz clic en la opción «Crear nueva».

Operadores de búsqueda avanzada de Gmail

Si el correo electrónico que buscas no tiene una palabra clave que te ayude a encontrarlo, a continuación encontrarás algunos operadores de búsqueda que puedes utilizar:

  • Si quieres excluir los chats de tu búsqueda, escribe -label:chats.

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  • Para buscar etiquetas específicas, tendrás que escribir +label:Nombre de la etiqueta.
  • Para buscar correos electrónicos entre un periodo de tiempo específico, escriba before:yyyy/mm/dd y after:yyyy/mm/dd.
  • Para buscar archivos adjuntos, escribe filename:PDF si el archivo adjunto que buscas es un archivo PDF.
  • Si el correo que necesitas está en la papelera o en el spam por alguna razón, escribe en la papelera (palabra clave aquí) o en:spam (palabra clave aquí).